10 CONSEILS POUR BIEN PRÉPARER VOS STAGES DE FOOT !

La période des vacances scolaires est le moment propice pour proposer des stages foot dans vos clubs !

Bien qu´étant une action de fidélisation de vos licenciés il n’est pas toujours simple d’organiser un « bon » stage.

De part mon expérience et mon vécu au travers de nombreux stages foot notamment ceux du FC Nantes et cet été ceux du Réal Madrid (cf article précédent) je vous propose ici 10 conseils pour bien préparer vos stages :

1. Identifier le public à cibler

Avec l’aide des éducateurs et membres du conseil d’administration de votre club et en fonction du diagnostic de celui-ci vous pourrez définir le public que vous devrez cibler pour vos stages. Cette étape primordiale vous permettra ensuite d´adapter la programmation de votre ou vos semaines de stage .

N’oubliez pas aussi de choisir un référent du stage , celui qui saura répondre aux questions des familles.

2. Définir la formule

En fonction du public ciblé et des possibilités des éducateurs du club vous allez pouvoir choisir :

- le nombre de jours de stage

- la capacité maximale d’accueil

- les activités extra sportives voulues

- les séances d’entraînement voulues

- le coût du stage

- le régime (pique nique, demie pension ou autre)

- les horaires d’arrivée et de départ

Cette formule doit être étudiée, travaillée, améliorée et proposée aux membres décideurs du club qui souvent sont parents et sauront vous dire si votre contenu plaira ou non.

3. Définir la programmation de vos stages

Selon la formule choisie il est nécessaire d’étudier plusieurs possibilités de programmation pour ensuite les modifier et n’en choisir qu’une.

Choisir une activité extra sportive qui sera LE plus de vos stages (karting / laser game / bowling…) c’est aussi un argument pour définir le coût de votre stage et l’occasion de trouver de nouveaux partenaires pour votre club.

Ensuite vous devez établir l’emploi du temps journalier .

4. Créer un visuel attrayant

Votre stage doit avoir SON visuel.

Visuel que vous pouvez créer sur CANVA si jamais vous n’êtes pas inspiré !

Ce visuel doit être coloré, clair et attrayant. Ne pas trop détailler pour inciter les personnes intéressées à vous contacter.

Vous pouvez mettre ce visuel dans le club house, sur vos réseaux, et surtout sur votre site internet!

L’outil social Whatsapp est aussi top pour diffuser ces visuels .

5. Faire la promotion de votre stage

La promotion en interne de votre stage est primordiale et ce sera votre plus grosse recette car il s’adresse avant tout à vos licenciés qui seront enchantés de voir que le club n’est pas en vacances!

Il paraît aussi important que le référent du stage passe dans les catégories concernées pour diffuser l’information et expliquer le déroulement.

N’hésitez pas à communiquer par mail à vos licenciés l’existence de ces stages en y joignant les visuels que vous avez créés !

Lancer la communication au moins un mois avant le début de vos stages afin d’assurer un taux de remplissage vous permettant de rentrer dans vos frais.

Enfin, ne pas oublier de relancer / republier chaque semaine l’existence de vos stages !

6. Informatiser vos inscriptions et informations

Depuis le lancement de la communication de vos stages, vous avez des inscrits et c’est tant mieux ! Maintenant l’important est d’établir une base de données avec les inscriptions.

Réaliser un tableau sous Excel où vous noterez le nombre d’inscriptions, les coordonnées de chaque inscrits, si le règlement est effectué, le type de règlement, la catégorie du joueur et diverses informations.

N’oubliez pas d’y insérer la formule « somme » ce qui vous donnera un calcul automatique de votre rentrée d’argent !

7. Créer et informatiser un tableau recettes / dépenses

Il est très important pour votre club de rendre un tableau clair et précis de ce qu’a réellement coûté votre stage. A l’image du tableau d’inscription, je vous conseille de créer un tableau excel où vous noter vos recettes et dépenses afin de connaître le réel bénéfice financier de vos stages.

Les dépenses sont liées aux services qui sont inclus dans le stage (sportive, extra sportive / repas offert ou autres)

Les recettes sont liées aux inscriptions mais aussi aux dons / remises que peuvent offrir certains partenaires .

N’hésitez pas à tenir à jour régulièrement ces tableaux afin de ne commettre aucune erreur !

8. Créer un groupe WhatsApp avec les inscrits

Si le stage débute le lundi, ne pas hésiter à créer un groupe whatsapp le vendredi .

Dans ce groupe WhatsApp figurent :

- tous les inscrits à votre stage

- tous les éducateurs de votre club présents au stage

- le président de votre club

Vous indiquerez dans ce groupe toutes les informations que les familles doivent avoir pour le lundi matin. Ce qui laisse le temps aux parents de réaliser les derniers préparatifs ou d’acheter ce qu’il manque à leurs enfants pendant le week-end.

N’oubliez surtout pas d’y ajouter une petite phrase de bienvenue puis d’y ajouter votre visuel de stage en entête de groupe .

Vous pourrez par la suite , en chaque fin de journée diffuser dans ce groupe toutes les informations à savoir pour le lendemain.

Si vous prenez des photos , elle peuvent aussi y figurer ce qui permet aux parents de savoir ce que font leurs enfants à l’instant T (et ils adorent ça) .

L’avantage du groupe whatsapp est que vous pouvez rajouter des personnes au fur et à mesure.

9. Préparez le club au stage

Le week-end qui précède le stage veillez à tout préparer (locaux , vestiaires , équipements et autres, feuilles de présence , emploi du temps …) ainsi cela donnera l’image d’un club et d’un encadrement organisés lorsque les familles arriveront.

Bien sur ne le faites pas seul , invitez les éducateurs du club. Cela permettra de renforcer la cohésion et le sentiment d’appartenance.

N’hésitez pas à communiquer auprès des membres du club que les locaux seront occupés en n’oubliant pas de leur indiquer qu’ils peuvent passer ! Ce sont eux votre meilleure publicité !

N’oubliez pas de convier le président ou l’un de ses représentants à faire une petite intervention le lundi matin en guise de bienvenue !

10- Lancement officiel de votre stage le Jour-J

Juste avant l’arrivée de vos stagiaires n’hésitez pas à filmer les locaux prêts et l’équipe d’éducateurs qui sera présente afin de faire une sorte de teasing de vos stages. Diffusez cette vidéo sur tous les supports de communication que vous avez à disposition.

Demandez à votre équipe d’éducateur d’arriver 45 minutes en avance pour leur expliquer le déroulement du stage et des journées ! Tout ceci afin d’éviter certains doutes lorsque les parents posent des questions !

Répartissez soigneusement les tâches de chacun afin de garantir le meilleur accueil possible !

GO !

Bon stage à vous !